Előfordulhat, hogy a vállalkozás iratanyaga hiányos, a bizonylatok megsérülnek, vagy elvesznek.
Az alábbiakban összefoglalom, mit tehet, és milyen adóhatósági „válaszra" számíthat ilyenkor a pórul járt cég.

Egy borongós, téli délutánon Szabó úrnak – a Szabó és Társa Kft ügyvezetőjének – némi küzdelem árán, de végre sikerül lezárnia a kocsija csomagtartóját, benne a cég három évnyi iratanyagával tömött dobozokkal. Itt az ideje, hogy ez a „sok vacak papír" végre egy bérelt raktárba kerüljön és ne foglalja a helyet az irodában.

Szabó úr úton a raktár felé leparkol egy szűk, elhagyatott kis mellékutcában, és beugrik egy közeli, barátságos teázóba uzsonnázni. Bő félóra múlva döbbenten tapasztalja, hogy nem a teázó csinos új pincérnője a nap egyetlen meglepetése. Kocsijának csak hűlt helyét találja a már említett mellékutcában. Oda a kocsi és oda az iratanyag...

Természetesen azonnal bejelentést tesz a rendőrségen, majd az adóhatóságnál.
A fenti történet nem csak a rend éber őreinek, de az államkassza nem kevésbé éber vigyázóinak is ismerős.
Adóellenőrök a megmondhatói, milyen gyakran próbálkoznak a vállalkozások a túlzottan kereatív könyvelés bizonyítékainak efféle eltüntetésével. (Pontosabban próbálkoztak, amíg nem emelkedett elrettentő mértékben a hiányzó bizonylatok miatti mulasztási bírság.)

Ezért első lépésben minden iratanyagát krimibe illő körülmények mellett elveszítő vállalkozás potenciális adócsaló a hatóság szemében.

Mi viszont legyünk jóhiszeműek, és bízzunk meg Szabó úrban: ő és így cégének iratai is valóban egy autótolvaj áldozatai lettek. Mit kell/ lehet tennie ebben a helyzetben?

Mi a teendő?

A válaszhoz kiindulópontunk az, hogy mit vár el a számviteli törvény a számviteli bizonylatok megőrzésével kapcsolatban!

Az Szt. 169. §-ának (2) bekezdése szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

A hivatkozott számviteli előírásból arra a – jelen esetben meglehetősen bizarr – következtetésre juthatunk, hogy a gazdasági társaság - és így az ügyvezetője, Szabó úr - jogsértést követett el, mivel nem megfelelően gondoskodott a bizonylatok megőrzéséről, és emiatt azok elvesztek (és feltehetőleg meg is rongálódnak majd a tolvaj kezében).

A dolog további „pikantériája", hogy adott esetben – ha a költségvetési csalás minősített esetét, ráaásul jelentős értékre, sikerül Szabó úrra rábizonyítani -, ő hosszabb börtönbüntetésre számíthat, mint az autótolvaj.
Szabó úrnak tehát a cég jogszerű működésének helyreállítása érdekében nem kevés „papírmunkával" kell szembenéznie!

A bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának tényéről ugyanis a társaság vezetésének olyan jegyzőkönyvet kell felvennie, amelyben fajtánként rögzítik az elveszett, megrongálódott bizonylatok megnevezését, keltét, sorszámát, azt, hogy a bizonylatot milyen gazdasági eseményről állították ki, milyen értéken, a bizonylatot milyen főkönyvi számlára könyvelték stb.

Kezdő cégvezetők persze most jót nevetnek, mondván hogyan lehet listázni – ráadásul dátum és sorszám szerint – olyan számlákat, amelyekkel pont az a probléma, hogy köddé váltak.

A már nem kezdő cégvezetők azonban tudják, hogy a könyvelési program adataiból, listáiból kideríthetőek a szükséges információk.

A szóban forgó jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell azokat a körülményeket is – a tényszerűeket és a feltételezetteket egyaránt- , amelyek a bizonylatok elveszéséhez (esetleg megrongálódásához) vezettek, továbbá azokat a feladatokat is, amelyeket az érintett társaságnál a bizonylatok pótlása érdekében feltétlenül meg kell tenni.

Ha tehát a számla elveszett - cikkem témáján túlmenően az is lehet, hogy a postázás során nyoma veszett -, akkor az eltűnését bizonyítani kell.

A fent említett jegyzőkönyvnek ezért - ha a posta a ludas a dologban – része a postára adás bizonyítéka (ajánlott feladóvevény, tértivény) is.

A vevő számára a számla hitelesített másolata mellé mellékelni kell a jegyzőkönyvet, így a hiteles számla másolat az adóösszegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül.

Az elveszett bizonylatokat sürgősen pótolni kell, a megrongálódott bizonylatokat pedig (ha az lehetséges) helyre kell állítani, ha ez nem lehetséges, akkor pedig azokat is pótolni kell.

Azt a módszert, amellyel a bizonylatokat pótlolják, vagy helyreállíják (úgy, hogy az ismét teljes értékűen igazolja azt a gazdasági eseményt, amelyhez kapcsolódik) a társaság vezetőségének kell kidolgoznia, mivel az az adott cég ssajátosságaitól is függ.

Nézzünk egy lehetséges megoldást arra, ha elveszett számlákat kell pótolni!

Számlázó programmal kiállított számlák pótlása

Számítógéppel előállított számla elvesztésének esetén az lehet a járható út, ha a számlakibocsátó adóalany a számítógép útján új példányt nyomtat ki az ügyletet kísérő eredeti számlából.

Itt meg kell állnunk egy pillanatra! Mi a helyzet a számlák példányszámozásával?

2010.április 1-jétől a számlát nem kell példányszámozni, 2010.szeptember 27-től pedig nem kell megkülönböztetni a számla eredeti- és másolati példányát.

Ugyanis a számlázó programokra vonatkozó szabályokat tartalmazó 24/1995. (XI.22.) PM rendelet
1/F.§. (1) bekezdését – amely a példányszámozással kapcsolatos előírást tartalmazta – a fenti időpontokkal hatályon kívül helyezték

Az elveszett számla – függetlenül attól, hogy ha azon erre vonatkozó adat mégis szerepel (mondjuk nem vették ki e funkciót a számlázó programból), hanyadik példánya az a számlának – egy új, nyomtatott példánnyal – a másolatra utaló megjegyzéssel - pótolható.

Az Áfa-tv. egyébként az elveszett számla pótlására vonatkozóan nem tartalmaz rendelkezést, csak a kötelezően kiállítandó érvénytelenítő (sztornó) számla esetköreit határozza meg.

Ebből kiindulva a felek úgy is megállapodhatnak, hogy az értékesítő az elveszett száámlát érvényteleníti, majd az eredeti teljesítéssel kiállított számla helyett kiállított bizonylaton feltünteti az eredeti számlára, a számlakiállítás okára (azért is, mert a vevőnek az eredeti számla nincs meg, így nem tudja mihez kapcsolni az újat) vonatkozó információkat.

Az eredeti (és fentiek szerint érvénytelenített) számla másodpéldányaihoz a pótlására kiállított számla másodpéldányait hozzá kell kapcsolnia.

A fenti megoldás csöppet „macerásnak" tűnhet a számlakibocsátó számára, aki ráaádsul vétlen az eredeti számla elvesztésében.

„Szállítóbarát" megoldás viszont az, ha a kibocsátó a számla nála lévő másodpéldányát, vagy az arról készített másolatot, hitelesítésével ellátva, az átadás indokát is megjelölve adja át a vevőnek. Az így készült okirat bizonyító ereje az okirat tartalmát illetően az eredeti okiratéval azonos.

Az ezzel kapcsolatos szabályokat a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 190.§.-197.§-aiban találjuk.

Lényeges, hogy a számviteli bizonylatok alaki követelményeit érintő, 2004. január 1-jétől érvényes módosítás, miszerint a számlát nem kötelező a kibocsátónak aláírnia, a vázoltak szerinti számlamásolatokra nem vonatkoznak.
A polgári perrendtartásról szóló törvény 196. § (2) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel akkor bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, ha a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta.
(Az adóhatóság e tárgyban 2006. január 16-án „Elveszett számlák pótlása" címmel tájékoztatót tett közzés, amely honlapján most is megtalálható.)

Abban az esetben, ha a szóban forgó számlák 2010. április 1-jét megelőző időszakra vonatkoznak - ekkor még érvényben volt a PM rendelet fentebb hivatkozott paragrafusa -, a számla újra nyomtatott példányának sorszáma nem az "1." lesz (pontosan az veszett el).

Viszont a számlabefogadót adólevonásra kizárólag csak az "egyes" példánysorszámú eredeti számla jogosítja, ezért az új példánysorszámon kibocsátott számítógépes számlát egy záradékkal szükséges ellátni, amely tartalmazza, hogy ezt a példányt az eredeti, 1. példánysorszámú számla elvesztése miatt, annak pótlására állították ki, és az az eredetivel mindenben megegyező tartalmú másolat.

(Ez utóbbi kitétel azon túl, hogy hitelessé teszi a bizonylatot, azt is megakadályozza, hogy az adottt ügyletet kétszer könyveljék a felek.)

Fontos, hogy az elveszett számlának egy új példányával történő pótlásának nem szabad azt eredményeznie, hogy annak értékadatai ismét megjelennek a könyvelési rendszerben. Ha ez valamilyen technikai okból nem kerülhető ki, úgy akkor az elveszett számla érvénytelenítése – sztornírozása – a megoldás (Áfa-tv. 170.§.)

Kézzel kiállított számlák, hiányzó számlatömbök

Abban az esetben, h az elveszett számla nyomtatványtömbből származó kézi számla volt, akkor a számlakibocsátónak új számlát kell készítenie új sorszámmal, de természetesen változatlan adattartalommal. Ezen a bizonylaton azt is fel kell tüntetnie, hogy miért kellett a számlát ismételten kibocsátania, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell.
Ez látszólag ellentmond annak, amit a polgári perrendtartásról szóló törvény idézett pontjaiban olvashatunk.
A számlázóprogrammal kiállított számlákhoz képest azért „mostoha gyerekek" a kézi számlák, mert a kibocsátónál megmaradt példányt a vevő nem használhatná adólevonásra jogosító bizonylatként, hiszen az nyomdailag tartalmazza az - áfa-levonásra nem jogosít- kitételt.

Egy cég iratanyagának elvesztésekor természetesen nem csak azok a számlák tünnek el, amelyeket befogadott, hanem azok is, amelyeket kibocsátott.

Ezzel összefüggésben az elveszett számlatömbök, illetve a kézi kiállítású számlék kapcsán fontos tudni, hogy ezek - számviteli törvény szerinti – megőrzési ideje ugyancsak 8 év.

Számlatömb elvesztése esetében érdemes közzétenni - például a Pénzügyi Közlönyben, napilapokban - a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb (-tól, -ig) sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját.

(Ezzel azt a kínos meglepetést is elkerülhetjük, hogy mások jogtalanul felhasználják a számlatömböt és a cég nevében számlázzanak.)

Ha az elveszett számlatömbben a vállalkozás már állított ki számlát – illetve általában a kézzel kiállított számlák pótlására- , a praktikus megoldás az, ha felkeresi vevőit és hiteles másolatot kér a vevő példányáról.

Lecsap az adóhatóság!

Nem szabad elfeledkezni az Art. 47. §-áról sem, amely a bizonylatok - adózási szempontból történő – megőrzéséről rendelkezik.

Az (1) bekezdés szerint az Art. 44. §-ának (1) bekezdésében meghatározott iratokat (ezek magukban foglalják az Szt. 169. §-a szerint megőrzendő bizonylatokat is) az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni.

Abban az esetben tehát, ha bizonylatok elvesztek, vagy úgy megrongálódtak, hogy nem teljes értékűek, akkor ennek a tényét az adóhatósághoz be kell jelenteni (az adózó lényegében nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, hiszen már nincs mit őrzinie az adott időszakra a bizonylatok elveszte miatt). A bejelentéshez célszerű mellékelni a fent már említett jegyzőkönyv egy példányát is. A hiányzó bizonylatok miatt – 1 millió forintig terjedő - mulasztási bírság is kiszabható, az Art. 172.§.(20 a) bekezdésében részletezettek szerint!

Forrás: ado.hu - Sinka Júlia, okleveles nemzetközi adószakértő