Rengeteg irat, okmány, dokumentum keletkezik egy ember élete vagy egy vállalkozás működése során. Ezek megőrzési kötelezettségének szabályozása igen hézagos és nagyon különböző rendelkezésekben található meg. Egységesebb előírásokat találhatunk például a hulladékgazdálkodásról, mint a dokumentumok megőrzésével kapcsolatban.

A magánemberek a legjobb esetben is csak azzal vannak tisztában, hogy az adott évvel kapcsolatos adózási irataikat az adóbevallás benyújtását követő év december 31-től számított 5 évig kell megőrizni. Az adózás rendjéről szóló 2003. évi törvény 47.§ (3) bekezdése ezt úgy fogalmazza meg, hogy az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie.

Tehát az adózásban az iratok megőrzésének kötelezettsége az elévüléshez kapcsolódik.
A magánszemély az iratait maga köteles megőrizni. Ha az adókötelezettség a magánszemély halála miatt szűnt meg, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani.

Ez a 6 éves megőrzési idő azonban több szempontból is kevés a magánember számára. Gondoljunk például a nyugdíjba vonulásra, melyhez a szolgálati idő megállapítása és a kapott nyugdíjjárulék-köteles jövedelem meghatározása illetve igazolása szükséges.

Ebből következik, hogy az ezzel kapcsolatos iratokat, igazolásokat (például: járulékigazolás, munkaszerződés, munkakönyv, régi nevén TB kiskönyv, stb.) az öregségi nyugdíj megállapításáig meg kell őrizni akkor is, ha ezt jogszabály nem írja elő.

Amikor megszüntették a munkakönyvet, sokan kidobták azt. Az is elég jellemző, hogy egy másik lakóhelyre költözéskor veszítik el az emberek az irataikat, vagy megsemmisítik azokat. Ebből a későbbiekben még sok problémájuk adódhat, amire nem gondolnak.

Egy másik példa lehet az iratok hosszú ideig történő megőrzésének fontosságára, ha valakinél vagyonosodási vizsgálatra kerül sor. Ha nem őrzik meg a bankértesítőket, adásvételi szerződéseket, hagyatéki jegyzőkönyveket, stb., hogy fogják igazolni a régről származó vagyonukat vagy kiadásukat? Nincs külön szabály, csupán megfontolt, óvatos ésszerűség arra vonatkozóan, hogy mit őrzünk meg papíralapú iratként. A számítógépen tárolt és mentett dokumentumok – akár tetszik nekünk, akár nem, - tíz-húsz év távlatában nem jelentenek biztonságot. Nem beszélve az irat eredetiségének igazolásáról.
(Személyes tapasztalatom, hogy egy 14 évig megőrzött adásvételi szerződés mennyire megkönnyítheti a hatósággal kapcsolatos ügyünket.)

Az adózás rendjéről szóló törvény 164.§-a szerint az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. A költségvetési támogatás igényléséhez, a túlfizetés visszaigényléséhez való jog - ha törvény másként nem rendelkezik - annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az annak igényléséhez való jog megnyílt. Az elévülés hat hónappal meghosszabbodik, ha az adóbevallás késedelmes benyújtásakor, illetve a költségvetési támogatás igénylésekor az adó-megállapításhoz, illetve a költségvetési támogatás igényléséhez való jog elévüléséig kevesebb, mint hat hónap van hátra.

Az önellenőrzés bevallása - ha az adókülönbözet az adózó javára mutatkozik, - az elévülést megszakítja.

Az új Polgári Törvénykönyv szerint, ha a Ptk. szabályai másként nem rendelkeznek, a követelések öt év alatt évülnek el. Az elévülés akkor kezdődik, amikor a követelés esedékessé válik. Az elévülési idő megváltoztatására irányuló megállapodást írásba kell foglalni. Az elévülést kizáró megállapodás semmis (Ptk. 6:22. §).

Ha a Ptk. másképp nem rendelkezik, az elévült követelést bírósági eljárásban nem lehet érvényesíteni. Az elévülés a kötelezettnek a szolgáltatás teljesítésére vonatkozó kötelezettségét nem érinti, amelyből az következik, hogy az elévült követelés alapján teljesített szolgáltatást az elévülésre tekintettel nem lehet visszakövetelni.

Forrás: www.ado.hu